ISO認証取得無料通信講座ーその20ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動8ー」

目標設定の続きです。
目標は
企業が生き残るため、継続的改善のため、
に、重要です。

二大テーマは、
売り上げ向上と、
経費削減、
です。

売り上げ向上は、もう少し細かくすると、
既存のお客様の維持、（リピート）
既存のお客様のシェアアップ（一客多売）、
新規のお客様獲得（リスク分散）
になります。

更に、少し細かくすると、一例ですが

既存のお客様の維持、では、
ABC分析によるお客様の差別化対応、
5Sの徹底、
サービス向上、
アフターフォロー、
スピード対応、
クレーム対応最優先、
当たり前のことの徹底
（5S・挨拶・身だしなみ・言葉づかい・誠意対応・嘘はつかないなど）
等です。

既存のお客様のシェアアップでは、
人間関係づくり、
提案型営業、
商品群の拡大、
高付加価値商品の開拓、
受注率（失注率）改善
等です。

新規のお客様獲得では、
地域拡大、
顧客層拡大、
集客改善
等です。

また、このために、何をするか、目標値（見える化）、行動計画、担当者、日程等を決めていかなければなりません。

どこまでテーマを、細かくするかは、会社によりことなります。

ご検討頂き、文書化してください。

ここで、目標値は、行動計画の有効性の判断指標だということにつかいます。

成果主義に使うと、人間の我欲が強くなり、協働関係がおかしくなりだすので、注意が必要です。

ISO認証取得無料通信講座ーその19ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動7ー」

目標設定の続きです。
日本が少子高齢化により、安定低成長時代になっているといっても、グローバル化により世界の変化に影響を受けます。

弱肉強食の競争激化と、
発展途上国との、食糧やエネルギー・資源の取り合いは現実に起っています。

受注価格は、そのままか減少傾向で、
物価は上昇傾向にあります。

結果、多くの会社では、売り上げは横ばいか減少し、原価は上昇傾向にあり、利益はどんどん減少しています。

価格の決定権は、大企業にあり、中小の企業は今までの受け身の体質だからです。

物価は約3％の上昇ですから、給与が上がらなければ、実質3％下がったのと同じです。
会社の利益が下がり赤字になれば、給与を下げるか、ボーナスで調整しなければならなくなります。

経営者はこんな状態にならないように、戦略方針を示し、組織を引っ張っていかなければならない責任があります。

社員の生活を守るためにも、最低限、物価の上昇に合わせ、給与をあげてあげられるようにすることです。

しかし、経営者がいくら旗を振っても、皆が現場に合わせ工夫し、実行してくれなければ結果はでません。

企業を生き残らせる、予防の仕組みが、
全員参加の
目標活動と、
改善活動です。

ISO認証取得無料通信講座ーその18ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動6ー」

目標の設定についてお話しします。

世界に目を向けると、BRICなどの発展が目覚ましく、人口増加かが止まりません。
しかし、日本国内では少子高齢化が止まりません。
必然的に、産業構造は変化していくと思われます。
建設業界では、公共投資の削減、住宅着工数の減少、一般競争入札の実施などで、価格競争が激化し、キャッシュフローが良くない会社が増えてきています。
皆さんもご存じのように、街の商店街では、大型店の進出ですでに廃業がかなり進んでいます。
中小下請製造業は、中国、タイ、ベトナムとのコスト競争により、苦戦しています。

このような環境の中で、生き残るため、皆さん必死で取り組んでおられます。

ご支援をさせていただいている会社さまも同じです。

何をするかというと、
基本を大切にし、
差別化と、
付加価値と、
固有技術の創出、
を考慮し、

風通しを良くし、
全員で協力し、

売り上げを向上し、
経費を削減し、
5Sの徹底で、

お客様との関係改善を図り、
最終的には、利益の出せる会社にする、

ことを行います。

かかせない活動が、
目標活動と、
改善活動です。

どうか頑張って取り組んでみてください。

質問があれば、何時でも気軽にEメールしてください。

ISO認証取得無料通信講座ーその17ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動5ー」

会社の目標達成活動の進め方を説明します。

意識化
まず、自らやらなければいけない、やろうという意識になれるように、目標に合理性を持たせ、それを説明し、理解していただきましょう。
そして、その行動計画を自ら策定してもらいましょう。
策定では、責任者も予め部下の行動計画を想定し、ギャップがあれば、達成のイメージができるまで、徹底的に話し合いを行うことが重要です。
理解できない人には、経験を通じて理解出来るように、形から入ることも良いでしょう。
この場合にも、責任者の指導が重要です。

体験
目標活動では、小さな目標達成の繰り返し経験が重要になります。やればできるという、自信に繋がり、
より前向きなプラス思考に繋がります。
「出来ない」という前に、「どうしたら出来るか」という考え方や言動が出来るようになります。

繰り返し
目標が達成するまで、PDCAサイクルを回すことが重要です。
このサイクルを回すためには、Cの確認が必須です。
確認を適切な段階で行えば、目標達成のための課題が見えてきます。
計画のために仮定した中身、計画の中身、行動の中身、何が課題か見えれば、速やかに対策見直しが出来ます。過去にいつまでもこだわらず、これからどうするかということを、考えることです。

習慣化
以上のことを繰り返し行っていると、3年から4年ぐらいすると、習慣化します。
会社の文化になります。

ISO認証取得無料通信講座ーその16ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動4ー」

我々か、当たり前に出来ていること。

それは、朝の通学ではないでしょうか。

最初の通学の時は、遅れないように、それなりに必死だったのが、何度も繰り返しているうちに、当たり前のことに、今ではなっているのではないでしょうか。
出勤、待ち合わせ、旅行など色々なことに応用し、待ち合わせ時間に遅れないためには、ルートと時刻を調べ、計画し、その通りに実行すれば良いことを、繰り返し経験し、その方法の正しさを理解しています。

この体験を通して、何処かへ行くときは、プロセスアプローチのインブットに基づき、PDCAサイクルを回し、アウトプットをだすことが出来ています。

当たり前にということは、最初は意識していた行動が、繰り返すうちに、習慣化したことです。

名人と言われる職人も最初は、意識して学び、繰り返す中で、技が習慣化したのです。

則ち、目標達成活動ののキーワードは、

意識化
体験
繰り返し
習慣化

なのです。

ISO認証取得無料通信講座ーその15ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動3ー」

目標活動の具体的な行動計画と、皆さん難しく思われるようです。
例えば、採用面接時をイメージしてください。多少の違いはあれ、面接時間に遅れないように、ルートや交通機関の時間を調査し、会場まで余裕を持った行動計画を立て、何度も確認し、覚え込み、そのとおり実行するはずです。
結果、面接会場に時間通りに到着するという、目標を達成されます。
もし、事故などで計画した方法では時間通りの到着が難しいとわかれば、速やかに計画を見直し、対策をうちます。電車がためなら、タクシーやバスなどの代換え手段を検討するはずです。代換え手段かなければ、報告、連絡、相談を面接窓口の担当者にし、面接時間の変更の許可を得ようとするはずです。

日常生活では、当たり前に、目標達成の活動が出来るのに、会社の目標達成活動になるとなぜ出来ないのでしょうか。

日常生活の中に、そのヒントがあります。

ISO認証取得無料通信講座ーその14ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動2ー」

経営戦略などを考え、決定するときには、事実に基づき検討しないと間違った判断をしがちです。
優秀な経営者で、直感で決めると言われる方もおられますが、これは表面上のことで、直感の前には、色々な情報、経験、思考に裏付けされた結果なのです。

従って、間違った決定をしないためにも、
お客様満足度・過去の売り上げや利益推移・市場動向・競合情報・不適合情報・リスク・マネジメントレビュー結果記録・その他経営情報
などの情報を可能な限りあらゆる方法を工夫して収集し、分析（課題要素の明確化）からスタートしなければなりません。

経営者が経営に失敗する最大の要因は、情報の流の悪さ、による現状誤認識と判断ミスにあります。

次に、理念のない会社は必ず迷走します。
最近では、「赤福餅事件」「雪印食品事件」「ミートホープ事件」「三菱自動車事件」などあげればきりかないほど沢山の、会社の存続が危ぶまれる事件が発生しています。

信頼を築くのには時間がかかりますが、無くすのは一瞬です。

これらの会社に共通することは、目先の利益に目を奪われ、お客様との信頼関係という、組織の存在のための基本を忘れてしまったことです。

「ひととしてどうあるべきか」
「どうして組織は存在できるのか」
「組織と社会の関わりはどうあるべきか」
「組織の活動はどうあるべきか」
「組織の道徳とは何か」
をトップ自らが常に示し、社員全員に理解していただく必要があります。

会社に利益をもたらしていただけるはお客様であり、お客様との信頼関係が無くなり、お客様が利益をもたらしてくれなければ会社は存在できなくなります。（お客様に満足していただくためには、まず社員の方が満足していることは当たり前のことと御理解ください）

事件を起こした会社はこの事を忘れてしまったのです。

従って、まず目標活動では、
理念・戦略・方針・全社目標の設定や見直しを、入手した情報からおこない、社員の皆さんに発表していただき、理解と納得をしていただくことから始めなければなりません。
理念には、トップの人生観や哲学からスタートし、お客様満足向上と社会への貢献を目指し、それらが最終的には社員やその関係者の幸せに繋がることがわかる内容であれば良いと思います。
戦略では、自社と利害関係者がゲーム理論でいうウィン・ウィンの関係が実現できる工夫を考えましょう。

今の業種で、ABC分析し、既存のお客様との関係をしっかり維持しリピートに繋がる仕組みと、付加価値と、差別化を図る工夫を考えます。
ここで、挨拶、言葉づかい、笑顔、身だしなみ、態度、清潔感、マナーは基本になります。
同じか少し高い価格でも、安いと感じていただける、
信頼、安心、安らぎ、スピード、サービスとはどうあるべきかについて考え、見直してみましょう。

維持の次は、既存のお客様への一客多売の工夫を考えましょう。
Bランクのお客様を、Aランクのお客様になっていただくのにどのような活動をするか、
新製品追加、商品群の充実化、組み合わせ販売、企画提案販売などです。
経営のベースがしっかりとしてきたら、
最後に中長期テーマとして新規のお客様獲得や新事業について考えてみましょう。

最後に、
十年単位の時間の流の中では、既存のお客様のニーズも、業種の形態も変化していきます。
未来はどのように変化するか、予測できても、確実なことは誰にもわかりません。
そんな中で、試行錯誤し、変化に対応できる何かを構築していかなければ、生き残ってはいけません。
誰も教えてくれないと思います。
自責の文化で、自ら工夫し、チャレンジし、沢山の失敗から学び、新しい芽を育てることが重要になります。

既存の活動を工夫し構築するかまず考え、その後、既存と新規の活動をバランスよくどのように取り組むか大局的視野で考えることが、生き残る戦略になります。

方針は、理念と戦略から具体的に取り組むテーマを整理し、表明するものです。
年度方針や中長期方針が含まれます。
「売り上げ向上」「経費削減」「新規お客様開拓」「生産性向上」「ミス・クレーム低減」「シェアー向上」「改善活動推進」「社会的責任の順守」「お客さ満足向上」「5S活動推進」「グリーン購買推進」「新規プロジェクト推進」「モラル・マナーの向上」など短期・中期・長期の重要取り組みテーマを明確にしましょう。

目標は、どうなれば方針が達成されたことになるか、全社の具体的達成値を明確にしましょう。
場合によっては部門値を示しても良いです。方針と一対で示してもよいです。

ここまで出来たら、皆さんに発表し、理解していただきましょう。

発表の次は、部門・チーム・皆さん自身で、
部門・チーム・個人目標を考えていただきます。
目標値・具体的な目標達成のための行動計画・担当者・日程・予算の策定をおこなってください。
自責の文化を作るためにも、各々の単位で考えることがポイントです。

出来た目標は、発表していたたき、他部署からの要望や意見を聞き、最終的には合意承認をもらわれるのが良いでしょう。

後は、計画通りに実行するだけです。

やりっばなしにならないように、進捗確認を責任者は行わなければなりません。

やらせっぱなしにすると、以下の問題がでてきます。
「忙しくて出来ませんでした」
「・・・で、こちらを優先させました」
「難しくて出来ませんでした」
「私には出来ませんでした」
「これでいいと思いました」
もっともらしい言い訳が出てきます。
他責の文化です。

こんな結果にならないように、責任者は、進捗確認と支援を忘れないでください。

進捗確認では、達成への情熱を忘れないでください。
また、状況が変化したと判断すれば、柔軟に、計画の見直しを行うようにしてください。
目標値の変更は極力避けるべきです。

良い結果がでたら、すかさず誉めたり、表彰してあげると、担当者は達成の感動が経験でき、次への意欲に繋がっていくと思います。
色々な活動の中で重要なことです活動ですので気合いを入れて実行してください。

ISO認証取得無料通信講座ーその13ー

「ISO認証取得無料通信講座ー内部コミュニケーションー」

講座も13回目になります。
この頃になると、ミーティングや会議を持つ習慣がなかった会社では、委員の方から、皆をどのように巻き込んでいけば良いか、悪戦苦闘されている声が出始めます。

この時、迅速に内部コミュニケーションの体制を整備します。

この整備には、トップの許可と支援が不可欠です。
何故なら、社員の方は、仕事の時間をさいてチームミーティングを開くなど自分で判断できない場合が多いのです。

誰でも必ず発言の機会が与えられる場所を作りましょう。

無駄な会議はしないように心掛けないといけませんが、
内部コミュニケーションを上手く設定すると、供働意識、調和、風通しの良さ、発展のリズムなどプラスの効果が沢山でてきます。

ISO規格で要求しているマネジメントレビューは経営会議、部長会議などの意味合いが強いですが、小さな会社ではISO認証取得推進委員会がその機能を持つと考えれば良いです。

あとは、チーム会議があれば良いでしょう。
更に小さな会社はISO認証取得推進委員会だけで、内部コミュニケーションとマネジメントレビューを兼ねて運用され、効果を出しておられるところが沢山あります。

トップの責任としてしっかりできるように構築してみてください。

ISO認証取得無料通信講座ーその12ー

「ISO認証取得無料通信講座ー目標達成活動1ー」

目標を持ち、目標に向かって活動することは、組織の継続に重要なことです。

ドラッガーは、組織の目的は、目標を達成することである、と言っています。

改善活動の導入の次は、目標活動の導入を行います。

まず、ISO規格に従い目標活動の手順を考えます。（規格では、は手順の文書化は要求事項にありません）

目標活動の管理手順
↓
インプット情報入手と分析（お客様満足度・過去の売り上げや利益推移・市場動向・競合情報・不適合情報・リスク・マネジメントレビュー記録・その他経営情報）
↓
理念・戦略・方針・全社目標の設定・見直し・発表
↓
部門・チーム・個人目標・行動計画の策定・見直し・発表
↓
承認
↓
実行
↓
進捗確認
↓
（判断で完了は次に進む、継続は実行へ、見直しは該当する作業まで戻る）
↓
アウトプット・報告・表彰
↓
記録・保管
↓
終了

言葉は違いますが、プロセスアプローチの流に基本的に同じになります。

ISO認証取得無料通信講座ーその11ー

「ISO認証取得無料通信講座ー改善・是正・予防3ー」

不適合記録が報告されているか、確認してください。
最初は出てきていたとしても、時間の経過とともに、少なくなってきているのではないでしょうか。
キックオフ大会での動機付けなどで最初は皆さん頑張って出されますが、
だんだん
責められそう、
評価に影響しそう、
じゃまくさい、
書くのが苦手、
仕事が忙しい、
などの言い訳を自身でおこない、出されなくなります。
「他責の文化」そのものです。
この現象は「自責の文化」を作る良い機会ととらえ冷静に対処してください。
その方法は、
委員の方から、皆さんに、
不適合記録を残す重要性を説明し、理解してもらう
このデータを、責任追求に使うのではなく、原因追求し、再発を防止するために使用することをトップに宣言してもらう
意識付けのため、繰り返し話し、依頼する
ことをやります。

動機付けは活動を開始するために重要ですが、継続させるためには意識付けが重要になります。
トップは常にこの意識付けを自ら無意識に行っています。
この活動は、委員の方にも、自身で常に意識付けする訓練にもなります。

三年ぐらいは、この意識付けの活動をしないと、定着しないし、習慣化しません。

組織を変える時間軸が年単位というのはこのことです。

焦らず、地道にやらなければなりません。

ISO認証取得無料通信講座ーその10ー

「ISO認証取得無料通信講座ー改善・是正・予防2ー」

改善・是正・予防で意識していただきたいのは、予防処置はまだ起こっていないことなので、潜在している危機やリスクの評価をしないと、テーマを設定しにくいことです。

倒産の危機、
組織崩壊の危機、
事故の危機、
災害の危機、
情報漏洩の危機、
など色々ありますので、皆さんで検討して重要なものから予防処置を行ってください。

ここで、5S活動は経営、社員意識、品質、安全、情報管理など全ての予防処置として、基本的な活動であることがわかっていただけると思います。

それほど、5Sは底が深いのです。

幸運が舞い込むのは、偶然ではなく、結果なのです。

ISO認証取得無料通信講座ーその9ー

「ISO認証取得無料通信講座ー改善・是正・予防ー」

5S活動が進むなかで、第二者監査結果報告書
SWOT分析一覧表
改善提案一覧表
不適合記録
など、改善・是正・予防を行うためのデータが蓄積できてきたと思います。

このへんで、
改善・是正・予防の手順フローを、ISO規格の要求事項に従って作成し、実施します。

改善・是正・予防手順
↓
改善情報入手とデータの分析
↓
テーマの決定
↓
内容の確認
↓
原因の特定
↓
対策処置の検討と決定
↓
対策処置の実施
↓
効果確認
↓
見直し（判断でOKのとき次に進む、NGのとき原因の作業まで戻る）
↓
記録・保管（作業）
↓
終了

記録は、議事録でも良いし、改善・是正・予防一覧表でも良いです。

「なぜ」を繰り返していけば、真の原因が見えてきます。5回位繰り返しましょう。

対策も検討段階では、1つだけでなく、その件については想定済みですと言えるくらい、出来るだけ沢山考えましょう。

実施状況の効果確認結果も、忘れずに記録してください。

5S活動も、改善の一つですからビフォーとアフターの写真を対比して残すことを忘れないでください。

また、5S活動は、次に実行する目標活動にも使えます。

5S活動はそれほど奥が深く、改善活動と目標活動で、5S活動だけを徹底して行うことで、ISOの認証取得をされた会社もあります。

ISO認証取得無料通信講座ーその8ー

「ISO認証取得無料通信講座ー5S活動の導入2ー」

改善活動の手順を、説明します。

ステップ1
建物の平面図を作成し、効率的な配置を計画しましょう。

現状把握のため、現場を見に行きましょう。
隅や機械下なども見てください。

写真を撮ることも忘れないでください。
ビフォー、アフターの記録に使います。

完璧を目指すとなかなか出来ないので、気楽に原案を作り、みんなの意見を聞きながら、完成度を高めましょう。

配置や置場所には、番地を付ければ、在庫管理や棚卸しが楽にできます。
日程、担当者、廃棄物置き場や処理業者の手配なども明確にしましょう。

良く使うものは、手前か近くに配置し、あまり使わないものは奥か遠くに配置するのを忘れないでください。

また、安全上重いものは下に置き、軽いものは上に置くように配置しましょう。
ギックリ腰にならないような工夫もしてください。

引き出しのなかの余分なボールペンなどの回収と整理計画も良いと思います。

ステップ2
皆で整理作業を行います。
整理作業は、要るものと、不要なものをまず明確にし、不要なものは廃棄する作業です。
明らかに不要なものは廃棄物置き場にすぐに移動させましょう。移動が難しいものには赤札を貼り、後で皆で移動させましょう。

不要か不明のものには黄札を貼り、担当者や責任者の判断を求めましょう。

その場で、要るもの、要らないものが判断できるように、全員参加が原則です。

ステップ3
要らないものを廃棄物置き場に移動させたら、計画にしたがい、整頓を行います。
整頓は、ものを決められた場所に配置し直すことです。

棚の移動と、ものの移動を行いましょう。

ステップ4
整理整頓が出来たら、使ったものを元の位置に帰せるように、名前や番地をつけましょう。
置場所には、そのものの形を書いたり、区画や種類事に色分けすると効果があります。
また、通路にラインを引くと安全がより向上します。

廃棄物置き場表示、危険表示も忘れないでください。

ステップ5
毎日、清掃を行いましょう。

清掃の清は、雑巾で拭き清め、清掃の掃は、ホウキで掃き清めることです。
ピカピカにしましょう。

5S活動が2年目に入ると、マンネリ化するので、ピカピカ5S、魂を磨く5S、気づきの5S
など、標語を決めて実施するのがよいです。
ステップ6
清潔は、手の届かない窓枠の上、機械の上、蛍光灯の傘の上、トイレ、流し、排水口、水回りなどをクリーンに保つことで、消毒なども含みます。

維持するのが大変ですが、徹底的にしっかりやれば、きっと良いことがあります。

ステップ7
躾は、ルールを守り、決められたことをしっかりやる訓練をすることです。

5Sを心をこめて、しっかり継続的にできる、人を育てることです。

5Sすらしっかり出来ない会社では、仕事のやりかたも、皆がバラバラの会社が多いと思います。
たかが5Sと侮らず、しっかりやれるように指導しましょう。

時には形からはいることも良いと思います。
汗をかき、やっているうちに、気持よさを体験したりして、気づいてくれます。

掃除をすることに、皆が気持よく動いてくれるならば、仕事でも皆が気持よく動いてくれるでしょう。

5Sのやり方は、仕事のやり方にも影響するのです。

ISO認証取得無料通信講座ーその7ー

「ISO認証取得無料通信講座ー5S活動の導入ー」

改善活動では、最初に5S活動をおこないましょう。

5Sというと、横文字なので新しいように思われるでしょうが、昔からある活動です。

職人、寺社の修行の第一歩は掃除からです。
我々は、環境を綺麗にし、効率的な作業環境、安全な作業環境、間違いを無くす環境などにばかり気をとられがちですが、
昔から、ものを大切にする心、感謝の心、気づきの心など、心を養うと共に、鍛えるために行われていました。
発展されている会社はなぜか綺麗です。
さらに、約半数の社長は自らトイレ掃除を実行されています。

5S活動は、
人の心を綺麗にすると共に鍛えます。
更に、幸運を呼び込んでくれます。
このことを、皆に理解してもらい、忘れないようにしましょう。

ISO認証取得無料通信講座ーその6ー

「ISO認証取得無料通信講座ー改善活動の導入ー」

改善活動の導入をおこないましょう。

まず、第二者監査やSWOT分析などの現状調査で明確になった課題の優先順位の高いものから始めます。
次にに、
改善提案書
を全員に配布し、改善テーマを公募します。一人最低2件以上というようにします。
お客様が喜ばれること、
売り上げや利益が向上するようなこと、
ムリ、ムダ、ムラが無くなるようなこと、
仕事がやりやすくなること、
より短時間で仕事が出来るようになること、
仕事が楽しくなること、
職場が明るくなること
など具体的に何について書けば良いか示してあげましょう。

そして、現場で今現在発生している問題を把握するため、
ISO規格の不適合製品の管理に基づき、
不適合管理の手順フローを作りましょう。
ここでは、不適合記録が必要になりますので準備しましょう。
ポイントは不適合の管理を、広げて不適合管理として手順化することです。
不適合製品とは、加工ミス、組み立てミス、検査ミス、クレームなどですが、
不適合とは、クレーム、打ち合わせミス、連絡ミス、発注ミス、供給者の納品ミス、加工ミス、組み立てミス、検査ミス、やり直し等に範囲を広げることを意味します。

色々なデータを集めると気が付きますが、一番基本的な5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）がしっかり出来ていれば、かなりの課題か解決出来るであろうことです。

ISO認証取得無料通信講座ーその5ー

「ISO認証取得無料通信講座ープロセスの相互関係ー」

調査結果をもとに、不足しているプロセスの特定とそれらのプロセスの相互関係を明確にしましょう。
マネジメントシステム体系図を作成します。
このマネジメントシステム体系図と計画書の認証取得の範囲は、マネジメントシステムマニュアルに挿入します。

ISO認証取得無料通信講座ーその4ー

「ISO認証取得無料通信講座ー現状調査ー」

現状を知るために現状調査を行います。

ISOの要求事項に従い内部監査を行うと良いと思います。
外部の力量を有する方に、第二者監査をお願いされると良いです。
経営状態は過去5年くらいから現在までの売り上げ、原価、変動費、固定費、利益の分析をしてください。
この時、このままだと仮定したときの将来予想、価格競争による価格低下と材料費がアップしたときの利益の将来予想、社員の方の所得アップなどを考慮したときの望ましい利益の将来予想などを検討してください。
ギャップが見えてくるはずです。

また、現場の現状を把握するための調査分析も行ってください。
全員の方にSWOT分析を実施するのが良いです。
SWOT分析は「自社の強み」「自社の弱み」「社外にあるチャンス」「社外にある脅威」の四項目について調査し、分析する方法です。
出来るだけ多く全員の方に書いてもらってください。
最後に、ISO規格要求事項に従って分類してください。
後で、改善テーマやマネジメントシステムを構築するときの付加価値・差別化・修正をする情報として活用します。

「自社の強み」「自社の弱み」「社外にあるチャンス」「社外にある脅威」の重要度、緊急度を考慮した優先順位を考えることも必要です。
忘れないように一覧表を作成し、記録しておくと良いです。

ISO認証取得無料通信講座ーその3ー

「ISO認証取得無料通信講座ーISO規格を読むー」

まず、ISO規格を入手し、10回を目標に読みましょう。
インターネットで、日本規格協会のホームページや東京駅八重洲ブックセンターなど大手の本屋さんで購入できます。
1回目はチンプンカンプン、5回目位で内容が見えてきます。10回目位で表現の微妙な違いが見えてきます。
読むときは、マーカーで、文書化や記録の要求箇所、作業、判断、作業の内容・要領・基準の箇所を色別にマークをすると、読み返すときに理解がより深まります。

ISO認証取得無料通信講座ーその2ー

「ISO認証取得無料通信講座ーキックオフ大会ー」

キックオフ大会は、ISO認証取得活動の開始宣言を内外に向けて行うための儀式です。
全員参加の意識づくりのために必要な儀式です。

式次第の一例を以下に示します。

1、大会開催宣言
2、社長挨拶
3、ISO認証取得推進委員と管理責任者の任命
4、動機付けセミナー
5、ISO概要説明
6、ISO活動日程説明
7、グループ別に、活動スローガン検討と発表
8、全社共通スローガンの決定
9、閉会
10、懇親会

全員参加、動機付けや、初心を忘れないためにも、必要なので必ず実施してください。
活動中にご協力いただく外部の協力者も参加頂くとなお良いです。

ISO認証取得無料通信講座ーその1ー

「ISO認証取得無料通信講座ー準備ー」

まず最初にこれから始めるISO認証取得活動の計画書を作りましょう。

計画書の内容の一例を以下に示します。

1、目的・背景
2、認証取得の範囲
3、キックオフ大会式次第と会場と機材の準備と手配
4、実施項目と日程
5、ISO認証取得推進委員と管理責任者の選定
6、予算の算定
7、期待される効果

効率的に進めるため、初心を忘れないためにも、必要なので必ずつくってみてください。

マニュアルの作成ーその4ー

「マニュアルの作成ーその4ー」

どんな活動も時系列的な流れがあります。
この活動をフローに表現する場合、どこまで詳細に分解して表すかが議論になります。

この時の考え方は、業種や職種により違ってきますが、担当者が創意工夫し活動できる余地を残しておくのが良いと思います。
あまり細かくすると、担当者はロボットのように活動しなければならなくなります。
性善説でも話しましたが、ルールは最小限にするようにします。

一番シンプルで基本に従うならば、

活動をプロセスアプローチの手順に従うと良いのです。

以下にその手順を示します。（携帯からなので図で示せないのが残念です。ホームページを参照下さい）

プロセスの管理手順（開始タイトル）
↓
インプット情報入手・確認（作業と判断）
↓
P:計画・確認（作業と判断）
↓
D:実行・確認（作業と判断）
↓
C:承認・検査（判断）
↓
A:見直し（判断でOKのとき次に進む、NGのとき原因の作業まで戻る）
↓
アウトプット・報告・確認（作業と判断）
↓
記録・保管（作業）
↓
終了（プロセスの完了）

フロー中の各作業のなかにある判断は工程内検査にあたり、「C:承認・検査」は最終検査と理解下さい。

この手順はどのような活動にも適用できます。

すなわち、極論をいうと、ISO規格の全ての「手順の文書化」要求には、上記ぐらいの詳細さのフローに従って実施するとすれば、このフロー1つだけで、全てのプロセスに対応できます。

審査のときには、審査員の質問内容に対し、対応者が、その力量で答えられれば審査は良いのです。

各プロセス固有の用語を用いて、各作業をより詳細化すると、企画、営業、設計、購買、加工、組み立て、サービス、倉庫、物流、目標活動、改善活動などの個別のフローになります。

また、作業や判断のフローの横にできる余白に、その運用責任者、作業・判断担当者、対応部門、要領、基準、注意事項、引用、発生する記録名などを明記しておくと、監査時や担当者の、理解や運用が確実になります。

マニュアルの作成ーその3ー

「マニュアルの作成ーその3ー」

システムエンジニアのシステム開発には、多種多様な記号を用いますが、一般の人が用いるには限界があるので、シンブル化し、三種類の記号しか用いないで表現するように工夫しています。

最初と最後を表す記号、作業を示す記号、判断を表す記号の３つしか用いないで表現できます。

さらにこの記号は以下の意味を含んでいます。
作業を示す記号は、その作業を行う担当者に、その作業を最後まで確実にやり遂げる「責任」があることも同時に明確にしていることになります。
判断を示す記号は、その判断を行う担当者に、その判断を行う「権限」があることも同時に明確にしていることになります。

従ってフローを作成することで、分掌規定や権限規定も不要になります。

最初を表す記号にその活動のタイトルを記入すれば、プロセスが明確になります。

最後の記号は、どこまで作業をやればそのプロセスが終了なのかを明確に示すことができます。

マニュアルの作成ーその2ー

「マニュアルの作成ーその2ー」

一般的にマニュアルは文章で作成されています。
直感的に分かりにくいし、追加挿入や変更したいとき変更しにくい経験をされたことはないでしょうか。
そこで私は考えました。
理解しやすく、変更しやすいマニュアルとはどんなものかと言うことです。
結論はシステムエンジニアがシステム開発をおこなうときに最初に作成するジェネラルフローを用いることです。
どんな複雑な手順もフローを用いれば表現できます。
マネジメントシステムを「見える化」でき、理解しやすく、変更しやすい手順書、要領書、基準書ができるのです。
大分前になりますが、最初この手法を用いて品質マニュアルを作成し、ISO規格の品質マネジメントシステムの審査を受けたときは、審査員が目をまるくし驚いているのを、横から見て、楽しんでいました。

マニュアルの作成ーその1ー

「マニュアルの作成ーその1ー」

マニュアルという言葉は皆さん使われていると思います。
その意味は手順書、要領書、手引き書、基準諸ということです。

ISO規格のマネジメントシステムでは社内文書体系のなかで最上位に位置付けられるのが、品質マニュアル、環境マニュアル、情報セキュリティマニュアルです。

このマニュアルで、方針、目標とその達成活動、社内外で起こっている変化・ミス・ムリ・ムダ・ムラを把握し改善する活動、風通しを良くし調和を産み出すコミュニケーション、人材育成、効率的な日常業務、責任と権限など、会社が生き残るために必要な活動の諸要素の手順・要領・基準を明確にし、皆がその重要性を理解し、活動できるようにしなさいということです。

株式上場会社の審査基準の1つにも、各種規定の整備があります。
言葉だけの出来ているは、信用出来ないし、論外ということです。

また、最新のマネジメントシステムを文書で明確にしてあるからこそ、その有効性や効率性を効率的に論議でき、継続的に改善していくことができます。

この原則を理解した上で、柔軟に応用ができる人材が沢山いる会社組織を創っていくことが、激動する社会で、生き残れる確率を高めることになります。